大连市地方税务局纳税人税务内控指引第5号——涉税档案（试行）

大连市地方税务局纳税人税务内控指引第5号——涉税档案(试行)

　　1 总 则

　　1.1为了规范涉税档案管理工作，根据《纳税人税务内控管理办法》，制定本指引。

　　1.2涉税档案是纳税人在税款缴纳过程中直接或间接形成的，具有保存价值的数据、文字、图表、声像、电子等各种形式的历史记录，是反映纳税人生产经营活动、纳税情况和会计核算情况的基础资料，是纳税人生产经营、税款缴纳和会计核算的重要组成部分。

　　1.3涉税档案管理应当符合《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国税收征收管理法》以及其他相关法律法规规定。

　　2 职责分工

　　2.1涉税档案由税务内控管理部门及其工作人员收集、整理和立卷，档案管理部门负责归档和管理工作。

　　2.2未设置档案管理部门的纳税人，可以由税务内控管理部门及其工作人员负责涉税档案的归档和管理工作

　　3 档案范围

　　3.1凡记录和反映税款缴纳活动直接形成的文件、报表、凭证、文书以及相关的其他文字资料和电子档案材料均属于涉税档案的归档范围，具体包括：

　　1)税务登记类：包括税务登记表及其附表、纳税人设立登记落户通知书、纳税管理与服务事项告知书，变更税务登记表、核准办理税务登记事项通知书、纳税人迁移通知书、纳税人变更登记通知书，注销税务登记申请表、注销登记通知书等，以及附列资料。

　　2)会计核算类：包括总账、明细账、日记账以及其他辅助性账簿，代扣代缴、代收代缴税款账簿，财务、会计制度或者财务、会计处理办法，会计电算化系统使用说明书等，以及附列资料。

　　3)纳税申报类：包括纳税申报表和代扣代缴、代收代缴税款报告表，财务会计报表，外出经营活动税收管理证明和异地完税凭证，延期申报申请审批表和核准延期申报通知书等，以及附列资料。

　　4)税款缴纳类：包括税款缴款书或完税证，延期缴纳税款申请审批表、核准延期纳税通知书，纳税人减免税申请审批表、减免税通知书，退税申请表、税收收入退还书等，以及附列资料;

　　5)发票管理类：包括纳税人领购发票票种核定申请表、准予使用发票种类告知书、发票准购数量变更申请表，己经开具的发票存根联、发票使用情况申报表、发票缴销申请表，自用发票印制申请书，代开发票申请表等，以及附列资料。

　　6)税务稽查类：包括税务稽查通知书、税务处理决定书等，以及附列资料。

　　7)行政处罚类：包括税务行政处罚决定书等，以及附列资料。

　　8)复议诉讼类：包括复议决定书、各种诉讼文书等，以及附列资料。

　　9)涉税文件类：包括董事会决议、职工代表大会决议，纳税人内部管理制度，相关合同或协议，其他涉税事项备案报批报告等，以及附列资料。

　　10)涉税证照类：包括税务登记证副本，个人所得税扣缴税款登记证，发票领购簿，工商营业执照副本或有关部门核准执业的证件副本，房屋产权证、土地使用证，机动车行驶证、船舶所有权登记证，银行开户许可证明，组织机构代码证等，以及附列资料。

　　3.2纳税人应当根据实际情况和内控管理要求确定涉税档案归档范围。

　　3.3归档的涉税档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

　　4 档案立卷

　　4.1归档的涉税档案应当为原件。

　　4.2涉税档案可以按照年度或者涉税事项分类立卷。

　　4.3涉税档案应当统一编号，做到资料齐全、顺序规范、目录清晰、装订整齐牢固、便于查询。

　　4.4涉税档案立卷后，应当在规定时间内移交档案管理部门集中管理。

　　4.5电子文件的归档按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)执行。

　　5 档案管理

　　5.1涉税档案保管要安全有序，纳税人应当建立相应的保管制度，确保涉税档案不丢失、损坏、泄密;

　　5.2原则上，涉税档案不对外借阅和查询，但法律法规规定的情形除外。

　　6 档案保管

　　6.1涉税档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，长期的保管期限为15年，短期为5年。

　　6.2纳税人应当依据相关法律法规规定，结合实际情况，确定相关涉税档案的保管期限。

　　7 档案销毁

　　7.1税务内控管理部门及其工作人员应当定期对超过保管期限的涉税档案进行鉴定。

　　7.2法律法规规定经有关部门审核审批后方可销毁的涉税档案，应当履行相应的审核审批手续，审核审批的相关材料应当作为永久涉税档案保管。

　　7.3经鉴定，对已到期但仍有保管价值的涉税档案，可以延长保管期限;对于确无保存价值的涉税档案，由档案管理人员登记造册，提出销毁意见，经审核批准后予以销毁。

　　7.4销毁涉税档案应当由双人负责监销，并在销毁清册签字确认。

　　8 档案管理信息化建设

　　纳税人应当进行涉税档案管理信息化建设，逐步形成涉税档案的电子化，实现涉税档案管理的现代化。

　　附件：涉税档案管理流程图