琼地税发[2005]109号 海南省地方税务局关于印发税收征管档案管理办法(试行)的通知

海南省地方税务局关于印发税收征管档案管理办法(试行)的通知

琼地税发[2005]109号        2005-9-6

各直属地方税务局：

　　现将《海南省地方税务局税收征管档案管理办法》(试行)印发给你们，请结合实际认真贯彻执行，并将在试行过程中遇到的情况和问题，及时报告省局(征管处)。

海南省地方税务局

二00五年九月六日

海南省地方税务局税收征管档案管理办法(试行)

　　第一章 总 则

　　第一条 为规范全省地方税收征管资料管理，维护征管档案的完整和安全，促进税收征管文档一体化管理的发展，更好地利用税收征管档案为税收征管服务，根据《中华人民共和国税收征收管理法》及《中华人民共和国税收征收管理法实施细则》的规定，制定本办法。

　　第二条 税收征管档案(以下简称档案)，是指在税收征收管理过程中以及在税务行政复议、诉讼活动中形成的具有保存和使用价值的以计算机为载体，或者以纸制材料为载体，或者以磁带、光盘、胶片等材料为载体，以文字、图表、声像等形式存在的表、证、单、书、帐、册、票等各种涉税资料，采集、整理、归档后形成的历史记录。

　　第三条 档案管理遵循的基本原则：

　　一户式原则，充分发挥档案的功能，更好地利用档案为税收征管服务，促进信息共享，保证方便、快捷、有效地对每一户纳税人档案的利用。

　　效率原则，充分利用信息化手段，以保证对每一户纳税人所有档案信息能够方便、快捷的检索、查询和使用为目标，结合税收征管实际，对档案实行统一、规范、科学的管理。

　　信息共享原则，档案实行集中统一管理，保证基础数据准确，基础资料完整、齐全，减少重复劳动，方便各管理部门查询，通过档案的查询和利用，实现信息共享。

　　第四条 档案管理工作包括采集(录入)、整理、归档、移送、保管、利用、鉴定、统计、销毁等部分。

　　第五条 全省档案管理实行分级负责制。各级地税机关的征管部门负责档案工作的检查、监督、指导和培训，并接受同级档案行政管理机关的业务监督与指导;直接从事征收、管理、稽查等基层征管单位负责档案的采集、整理、归档和移送等工作，档案的具体管理部门由各直属局确定。

　　第六条 基层征管单位各税务所(分局)都应建立征管资料档案室或专用档案柜，配备忠于职守、熟悉业务、保守机密、认真负责的档案管理人员。

　　第七条 各级地税机关应积极利用计算机管理征管资料档案，实现对纸介质和非纸介质征管资料档案的自动化、一体化管理，加快征管资料档案管理的现代化进程，采取多种方式及有效机制充分利用征管资料这一重要信息资源，不断提高征管资料的利用程度。

　　第二章 档案的分类

　　第八条 税收征管资料按照载体和资料的物理性质分为电子资料、纸制资料、声像资料。

　　电子资料是指以电子数据形式存在的涉税资料，主要包括在税收征管软件信息系统中及本系统之稳步存在的具有保存和使用价值的电子数据资料。

　　纸制资料是指以纸制形式存在的各种涉税资料。

　　声像资料是指原始的资料是由录音、录像、摄像、照相等活动形成的磁带、光盘、照片等涉税资料。

　　第九条 征管资料按照环节分为：

　　登记认证类。包括开业登记受理的有关资料、税务登记表、变更登记审批表、停业审批表、注销登记审批表等。

　　发票管理类。包括发票管理行政许可类资料、发票领购资料等。

　　纳税申报类。包括各税种纳税申报表、财务报表等。

　　税务机关日常管理类。包括税务事项通知书、税款催缴、退税、税收保全、强制执行措施、纳税评估和税源监控等过程形成的各种资料。

　　纳税检查类。指税务检查案件中形成的各种涉税资料。

　　税务行政复议、诉讼、赔偿、听证类资料。指税收征管活动中形成的税务行政复议、诉讼、赔偿、听证类资料。

　　第十条 根据各个环节中资料的性质不同分为：

　　通知类、审批类、决定类、申请类、处罚类资料。

　　第三章 档案的采集(录入)、整理、归档

　　第十一条 地方税收征管活动中形成的各种资料，按征管流程由各职能部门相关人员负责采集(录入)、初步整理后，交资料管理人员审核整理、归档保存。

　　第十二条 征管资料的采集(录入)、审核、整理、归档一般按以下流程操作：采集(录入)资料——分检资料——确定归档范围——按户分类整理——装订——编制档案号——装盒——编目——上柜。

　　第十三条 纳税人税务登记类、纳税申报类、日常管理类等资料，由相关职能部门(岗位)采集，按月移交其主管税务部门或归于相关征管档案;实现征管信息化的单位除按月移交或归档外，还应按信息管理规定将上述征管资料录入征管信息系统。

　　委托代征的相关申报征收资料由主管税务机关按月负责采集。

　　第十四条 税务稽查中形成的所有检查资料按规定传递、收集、整理、归档，其中的检查结论、处罚决定、处理决定、税收保全、强制执行、处理和处罚等结论性资料，稽查部门应在结案后30天内复印送交被查纳税人的主管税务部门，进入户管档案。

　　第十五条 各直属局可根据征管资料形成及使用要求，确定各类资料移交的环节、时间、程序及手续。

　　第十六条 征管资料的整理，应分年度按纳税人立卷，并对每个案卷分类进行装订。装订时批转资料在前，被批转资料在后;结论性资料在前，证据性资料在后;批复、批示在前，请示、报告在后;纳税申报表及财务会计报表按时间顺序装订。

　　第十七条 归档资料必须是税收征管各环节税务管理事项办理完毕后所形成的正式资料。资料应文字清楚、内容完整、手续齐全。资料格式原则上以国家税务总局、省局制定的表证单书式样及规格为准。

　　档案管理人员接收税务档案时，应对案卷认真检查，办理交接手续。发现归档案卷内容短缺不全的，应督促经办人补齐，补齐后的才准予归档。

　　第十八条 纳税人税收征管资料，实行一户一档。户管档案内容应包括从税务登记到税款入库整个征管过程的全部资料，并按本办法第九条 的分类方法及顺序进行装订归档。

　　第十九条 档案卷宗应依据分类方案和资料编号编制资料目录。目录的标题应按所归档的征管资料的分类填写，并按资料的排列顺序编写页码，目录应置于卷宗之首。

　　第二十条 资料装盒时，必须将写有盒内资料情况说明、整理人、检查人、日期等项目的备考表置于每个档案盒内资料末尾。

　　第二十一条 档案盒的封面和盒脊的项目应按规定填写清楚。题名要简单、准确地反映盒内资料内容。要用钢笔或毛笔书写，也可用计算机打印。

　　第二十二条 声像资料应单独存放在档案盒或像册中，要用文字标出摄制或录音的对象、时间、地点、主要内容和责任人。

　　数据备份形式的征管资料可参照纸质资料和声像资料的要求归档、存放。

　　第二十三条 每年形成的征管资料，应在次年五月底前完成采集、整理和归档工作。

　　第二十四条 凡涉及纳税人、扣缴义务人、纳税担保人和其他涉税当事人需签字、盖章的文书应以纸质形式保存。

　　计算机数据库中存放的各种征管清册、台帐等综合资料每年底前应集中打印成册或数据备份，并按要求归档。

　　第四章 档案的移送、保管、统计和利用

　　第二十五条 下列情况，档案必须移送，移送时，必须填写《纳税人税收征管档案资料移交清单》，办理交接手续。

　　(一)纳税人改变主管税务机关的;

　　(二)国、地税之间互相移送;

　　(三)基层税务机关向上级主管税务机关移送;

　　(四)向其它一下环节移送的有关资料。

　　第二十六条 档案管理工作实行统一领导、分级保管的原则。即档案工作由市(县)局统一领导、统一制度、统筹规划并实施监督指导，由市(县)、税务所(分局)两级分别保管。

　　各级基层征管单位在征管活动中形成的征管资料，均应集中统一保管，历年征管资料必须由档案室统一保存，纳税人上一年度征管资料和当年征管资料应由征管各岗位分别归集，集中到税务所或分局专用档案柜统一保管。

　　第二十七条 征管资料档案的保管必须做到“三专”、“六防”，即：专人、专柜、专库(室)，并有防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温等项防护措施。

　　第二十八条 档案管理人员负责档案的立卷归档、查(借)阅、档案销毁、库房管理、档案保密、安全工作。

　　档案管理人员调动时，应在离职前将所保管的档案完整移交。按规定办理交接手续。

　　第二十九条 征管资料档案的保管期限为十年。

　　第三十条 每年年底应对档案室档案进行整理统计，并按年度建立档案管理清册，清册的内容应包括档案号、税务登记证号、纳税人名称。

　　第三十一条 利用档案必须严格遵守档案管理的有关规定，办理查(借)阅手续，依法为纳税人、扣缴义务人的情况保密。

　　第三十二条 利用档案本着档案形成单位优先使用的原则，本单位人员因工作需要查阅业务范围内的档案，须经本部门领导批准，档案室负责人核准，方予查阅，查阅时由档案管理员负责监督。

　　第三十三条 公、检、法部门因执行公务利用档案的，须持本单位介绍信，经市(县)局长批准并办理相应的查阅手续后，方予查阅。其他单位需利用档案的，一般不予查阅。

　　第三十四条 查阅档案原则上应在档案室内进行，确因工作需要外借，须经市(县)局长批准，办理借阅手续，限三日内归还。

　　第五章 档案的鉴定、销毁

　　第三十五条 档案的鉴定、销毁一般按以下流程操作：建立档案销毁清册——鉴定小组鉴定——报局领导审批——监销。

　　第三十六条 成立由市(县)局档案管理部门和税务档案移交单位的档案部门及相关业务部门组成的档案鉴定小组，负责档案鉴定工作，档案鉴定小组定期对集中统一保管的已超过保管期限的税务档案进行鉴定。

　　第三十七条 档案由鉴定小组实行监销制，并建立销毁档案清册。经鉴定超过保管期限的档案，由档案鉴定小组制作档案销毁清单报市(县)局局长审批，经批准由档案鉴定小组成员2人以上监督销毁。

　　第六章 附则

　　第三十八条 本办法自2005年9月1日起执行。执行中与本办法不符的按本办法执行。

　　第三十九条 本办法由省地方税务局负责解释。