鄂地税发[2003]5号 湖北省地方税务局关于印发《湖北省地方税收征管资料管理办法》的通知

湖北省地方税务局关于印发《湖北省地方税收征管资料管理办法》的通知

鄂地税发[2003]5号             2003-01-24

各市、州、直管市、林区地方税务局：

　　为加强地方税收征管基础，规范征管资料管理，现将《湖北省地方税收征管资料管理办法》印发给你们执行。执行中有什么问题，请及时报告省局。

　　附件：

　　1.征管资料按税收征管环节分类明细

　　2.综合资料和分户档案中的必备基本资料

湖北省地方税务局

2003年01月24日

湖北省地方税收征管资料管理办法

　　第一章 总则

　　第一条 为规范全省地方税收征管资料管理，维护征管档案的完整和安全，促进税收征管文档一体化管理的发展，更好地为税收征管服务，根据《中华人民共和国税收征收管理法》及《中华人民共和国税收征收管理法实施细则》和《湖北省归档文件整理实施细则》的规定，制定本办法。

　　第二条 本办法所称税收征管资料，是指全省各级地方税务机关在征管全过程中形成的与税收征管有关的文件、凭证、报表、账册、文书、案卷等不同形式或载体的记录。

　　社会保险费和其它地方规费的征管资料管理适用本办法。

　　第三条 税收征管资料管理遵循科学规范、安全集中、系统完整、简便实用、真实准确的原则，并与税务信息化和税务档案管理现代化建设相统一。

　　税收征管资料管理内容包括税收征管资料的采集(录入)、整理、移交、归档、移送、保管、调阅、销毁等部分。

　　第四条 全省地方税收征管资料管理实行分级负责制，由各级地税机关的征管部门负责征管资料工作的检查、监督、指导和培训;直接从事征收、管理、稽查等基层征管单位负责征管资料的收集、整理和归档等工作，并接受上级税务机关和同级档案行政管理机关的业务监督与指导。

　　第五条 各级地税机关要结合税务信息化建设的发展要求及城区与乡镇征管的不同特点，积极探索和完善城区和乡镇征管资料档案管理模式及标准，不断提高税收征管资料档案管理的质量和水平。

　　乡镇分局(所)征管资料管理办法可由市、州、直管市局按照规范、简易、实用的原则制定。

　　第六条 基层征管单位(局、分局)都应建立征管资料档案室或专用档案柜，配备忠于职守、熟悉业务、保守机密、认真负责的档案管理人员。

　　第七条 各级地税机关应积极利用计算机管理征管资料档案，统一使用《湖北地税系统档案管理软件》，实现对纸介质和非纸介质征管资料档案的自动化、一体化管理，加快征管资料档案管理的现代化进程，采取多种方式及有效机制充分利用征管资料这一重要信息资源，不断提高征管资料的利用程度。

　　第二章 资料分类

　　第八条 征管资料分类是将征管资料按其来源、时间、问题和形式的不同，分成若干层次和类别，构成征管档案资料有序体系的过程或活动。

　　征管资料分类可按业务管理与操作层次、存储介质、基本资料与非基本资料、单项与综合等不同的分类方法：一般宜选用年度、机构或问题、保管期限复式分类法，或选定其他分类方法综合使用。

　　在选定分类方法的基础上，应结合实际编制分类方案。分类方案是指在确定分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗分类体系的分类纲要。

　　第九条 资料分类中的“问题”按税收征管业务一般可分为：税务登记类、账簿凭证类、纳税申报类、税款征收类、发票管理类、税务稽查类、综合类(参考附件一)、征管质量考核类、纳税信誉等级管理类等。

　　第十条 在征管信息化运行中使用的税收征管软件，涉及到的税收征管资料分类参考《湖北税收管理信息系统操作手册》。

　　第十一条 征管资料按管理需要可分为综合资料和分户资料。综合资料和分户资料按管理需要和涉税事宜可分为：必备基本资料和非必备资料。必备基本资料是指建立征管档案必须具备的资料(参考附件二);非必备资料是指根据基层征管单位实际需要和办理不同纳税事项所需归档的资料。

　　第三章 归集流程

　　第十二条 地方税收征管活动中形成的各种资料，按征管流程由各职能部门相关人员负责收集、初步整理后，交资料管理人员审核整理、归档保存。

　　第十三条 征管资料的收集、审核、整理、归档一般按以下归集流程操作：

　　收集资料——分析资料——确定归档范围——按年度、问题和保管期限三级分类——以件为单位装订——排列一一编号——装盒——编目——上柜。

　　第十四条 税务登记类、纳税申报类、税款征收类及企业财务报表等资料，由相关职能部门(岗位)收集，按月移交其他单位或归于相关征管档案;实现征管信息化的单位除按月移交或归档外，还应按信息管理规定将上述征管资料录入征管信息系统。

　　委托代征的相关申报征收资料由主管税务机关按月负责收集。

　　第十五条 税务稽查中形成的所有检查资料按规定传递、收集、整理、归档，其中的检查结论、处罚决定、处理决定、税收保全、强制执行等结论性、处理和处罚性资料，稽查部门应在结案后30天内复印送交被查纳税人的主管税务机关，进入户管档案。

　　第十六条 市、州、直管市局可根据征管资料形成及使用要求，确定各类资料移交的时间、程序及手续。

　　第四章 归档要求

　　第十七条 归档资料必须是税收征管各环节办理完毕后的正式资料。资料应文字清楚、内容完整、手续齐全。资料格式原则上以国家税务总局、省地方税务局制定的表证单书式样及规格为准。

　　第十八条 企业、从事生产经营的事业单位、社会团体和民办非企业等单位的税收征管资料，实行一户一档。户管档案内容应包括从税务登记到税款入库整个征管过程的全部资料，并按税务登记、纳税申报、税款征收、税务稽查、财务报表等项目分类顺序归档。

　　第十九条 个体工商户的征管资料一般按地段、行业等归档，实行多户一档。并按税务登记、定税、申报、征收、停复业等项目顺序归档。

　　第二十条 行政单位、非从事生产、经营的事业单位和社会团体征管资料按涉税事项归档，征管资料较少的可多户一档。

　　第二十一条 分户档案中的税务登记类资料归入登记年度档案或当年度档案由市、州、直管市局明确。

　　第二十二条 征管资料归档时，应按税收征管环节、时间顺序依次排列。同类资料应排放在一起，以便查阅和调用。

　　第二十三条 归档资料应按件进行装订。批转资料在前，被批转资料在后;结论性资料在前，证据性资料在后;批复、批示在前，请示、报告在后。

　　第二十四条 永久、长期保管的资料档案必须去掉金属物，短期保管的资料档案可保持原装订方式。

　　第二十五条 归档资料应依据分类方案和资料编号编制资料目录。目录的标题应按所归档的征管资料的分类填写，并按资料的排列顺序编写页码。

　　归档资料目录应装订成册，一般一年一本。目录应置于归档资料之首。

　　第二十六条 资料装订时，装具一般使用薄形斜口无酸纸封套，特别厚的资料可用无酸纸档案袋。

　　第二十七条 资料装盒时，必须将写有盒内资料情况说明、整理人、检查人、日期等项目的备考表置于每个档案盒内资料末尾。

　　第二十八条 档案盒的封面和盒脊的项目应按规定填写清楚。题名要简单、准确地反映盒内资料内容。要用钢笔或毛笔书写，也可用计算机打印。

　　档案盒及题面在市、州、直管市范围内按档案管理要求进行统一和规范。

　　第二十九条 声像资料应单独存放在档案盒或像册中，要用文字标出摄制或录音的对象、时间、地点、主要内容和责任人。

　　数据备份形式的征管资料可参照纸质资料和声像资料的要求归档、存放。

　　第三十条 每年形成的征管资料，应在次年五月底前完成收集、整理和归档工作。

　　税务稽查资料按《税务稽查工作规程》的有关规定归集;社会保险费征管资料分类整理，与税收征管资料统一归档。

　　凡涉及纳税人、扣缴义务人、纳税担保人和其他涉税当事人需签字、盖章的文书应以纸质形式保存。

　　计算机数据库中存放的各种征管清册、台账等综合资料每年底前应集中打印成册或数据备份，并按要求归档。

　　第五章 保管使用

　　第三十一条 各级地方税务机关必须建立健全征管资料的传递、登记、保管、借阅、销毁等项管理制度，并对征管资料的归集、保管、使用等情况进行监督检查。

　　各级基层征管单位在征管活动中形成的征管资料，均应集中统一保管，历年征管资料必须由档案室保存，当年征管资料应由征管各岗位分别归集，集中到专用档案柜统一保管。

　　第三十二条 征管资料应按纳税人的经济类型、征收方式、行政区域或不同行业等标准进行分类排列，并科学地编写档案号。

　　第三十三条 征管资料档案的保管必须做到“三专”、“六防”，即：专人、专柜、专库(室)，并有防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温等项防护措施。

　　第三十四条 征管资料档案管理人员调动时，应在离职前将所保管的档案完整移交。按规定办理交接手续。

　　第三十五条 征管资料档案的保管期限按规定分为永久性、长期性和短期性三类。

　　永久性保存资料是指定性为偷税、逃避追缴欠税、抗税、伪造倒卖发票、伪造发票监制章和防伪专用品等，并进行了行政处罚的案件资料，保管期为永久。

　　长期性保存资料是指上款规定以外的一般性税务行政处罚案件的资料，保管期为十五年。

　　短期性保存资料是指税收征管中形成的一般资料、凭证等，保管期为十年。

　　第三十六条 征管资料档案保存期满后，应严格按照《湖北省地方税务系统档案管理办法》第二十七条的规定，履行报批手续、编制销毁档案清册、实行监销制，予以销毁。

　　第三十七条 征管资料调阅、复制、移送应严格遵守档案管理的有关规定，履行必要的手续，依法为纳税人、扣缴义务人的情况保密。

　　第六章 资料检查

　　第三十八条 各市、州、县(市、区)地税机关应建立和实行征管资料档案检查考核及责任追究制度，制定资料管理的质量标准，每年按照质量标准或要求对基层征管单位征管资料进行专项或综合检查考核，检查的重点是综合资料和分户资料中的必备基本资料，并将检查考核情况作为征管质量考核的主要依据。对未按资料档案管理规定执行或未达标的，视不同情况分别追究当事人和分管领导的责任。

　　第三十九条 资料检查的主要内容及标准为：资料收集是否齐全、完整;整理、装订是否统一、规范;归档、使用是否符合规定;保管是否实行“三专”、“六防”。

　　第四十条 资料检查应与征管质量考核同步进行，检查方式和时间由市、州、直管市局确定。

　　第七章 附则

　　第四十一条 各市、州、直管市、林区地方税务局可根据本办法制定具体的管理制度(办法)，并报省地方税务局备案。

　　第四十二条 本办法未尽事宜，按照有关税收征管和资料档案管理法规的规定执行。

　　第四十三条 本办法由省地方税务局负责解释。

　　第四十四条 本办法由下发之日起试行。

　　附件1：

征管资料按税收征管环节分类明细

　　征管资料按税收征管环节可分为：税务登记类、账簿凭证类、纳税申报类、税款征收类，发票管理类、税务稽查类、综合类。

　　一、税务登记类资料包括：营业执照或其他核准执行证件，有关合同、章程和协议书，银行账号报告表，房地产使用证明，身份证、护照或其他证明身份的合法有效证件的复印件，组织机构代码，税务登记表，纳税人税种登记表。税务登记变更表，停业申请审批表，核准停业通知书，注销税务登记申请审批表，注销税务登记通知书，税务登记验(换)证登记审批表，外出经营证明，非正常户认定书，解除非正常户认定书等。

　　二、账簿、凭证类资料包括：从事生产、经营的纳税人的财务、会计制度或处理办法，会计核算软件，使用说明书及有关资料，无建账能力个体工商户建立收支凭证粘贴簿、进货销货登记簿或者使用税控装置申请审批表。

　　三、纳税申报类资料包括：纳税人财务报表、营业税纳税申报表、企业所得税纳税申报表、个人所得税年度申报表、地方各税纳税申报表、个体工商户所得税年度申报表、代扣(收)代缴税款报告表、邮寄申报申请审批表、数据电文申报申请表、延期申报申请审批表、核准邮寄申报纳税通知书、核准延期申报通知书等。

　　四、税款征收类资料包括：定税清册，纳税清册，征收台账，税源分析表，限期缴纳税款通知书，扣缴税款通知书，限期改正通知书，应纳税款核定书，预缴税款通知书，减(免)税申请审批表，延期缴款申请表，减免税收批准通知书，委托代征税款协议书，提供纳税担保通知书，纳税人担保财产清单，纳税担保书，税收保全措施决定书，税收强制执行决定书，冻结存款通知书，解除冻结存款通知书，查封(扣押)证，扣押商品、货物、财产专用收据，查封商品、货物、财产清单，解除查封(扣押)通知书，阻止欠税人出境布控申请书，阻止欠税人出境通知书，解除阻止欠税人出境通知书，拍卖(查封、扣押)物品申请审批表，拍卖商品、货物、财产决定书，拍卖商品、货物、财产清单，拍卖款现金退款凭证等。

　　五、发票管理类资料包括：企业专用发票申请审批表、发票印制通知书、发票保证金收据、发票保证金退款凭据、发票分户明细账、发票分类明细账、盘存报告表、发票缴销登记表、发票挂失声明申请审批表、发票库存台帐、发票核销审批表、发票检查情况表等。

　　六、税务稽查类资料包括：举报案件登记簿、待查纳税人清册、转办单、税务检查通知书、立案审批表、询问通知书、询问(调查)笔录、调取账簿通知书、调取账簿清单、提取证据专用收据、协查函、税务机关检查纳税人扣缴义务人存款账户储蓄账户许可证明、税务检查专用证明、税务检查底稿、税务检查结论、税务行政处罚事项告知书、税务行政处罚听证通知书、陈述申辩笔录、税务稽查报告、审理报告、税务处理决定书、税务行政处罚决定书、强制执行申请书、涉税案件移送审查通知书、执行报告、税务文书送达回证等。

　　七、综合类资料包括：税务登记底册、税源册籍、高收入个人登记清册、纳税底册、减免税清册、零申报清册、税源统计表、税源分析报告、税务事项通知书、责令限期改正通知书、征管质量考核统计表、委托代征统计表等。

　　附件2：

综合资料和分户档案中的必备基本资料

　　一、综合资料中的必备基本资料

　　税务登记清册，税务登记动态管理清册(零散户登记清册、非正常户登记清册、注销登记清册)，税源清册(包括定税清册、车辆税收清册、建筑安装税收清册、房产和土地使用税收清册和欠税清册)，征收台账，减免税清册，停、复业清册，行政处罚清册，发票分类明细账，征管质量考核资料等。

　　二、纳税人分户档案中的必备基本资料

　　(一)企业征管档案必备基本资料：工商营业执照复印件、企业章程或有关合同和协议书、组织机构统一代码证书、企业法人代表身份证(护照)或其他证明身份的合法有效证件的复印件、银行账号报告表、办理税务登记申请书、税务登记表、税务登记验(换)证登记表、纳税人税种登记表、纳税申报表、财务报表、税款汇算资料等。

　　(二)从事生产经营的事业单位、社会团体和民办非企业单位征管档案必备基本资料：工商营业执照或事业单位法人证书等批准成立文件、社会团体登记证书、民办非企业单位登记证书、其他核准执业证件或证明，有关章程、合同、协议书，组织机构统一代码证书，单位法人代表身份证(护照)或其他证明身份的合法有效证件的复印件，银行账号报告表，办理税务登记申请书，税务登记表，税务登记验(换)证登记表，纳税人税种登记表，纳税申报表，财务报表，税款汇算资料等。

　　(三)个体工商户征管档案必备基本资料：工商营业执照、个人身份证复印件、办理税务登记申请书、税务登记表、税务登记验(换)证登记表、定税通知书。

　　(四)非从事生产、经营的事业单位和社会团体征管档案必备基本资料：事业单位法人证书等批准成立文件、社会团体登记证书，有关章程、合同、协议书，组织机构统一代码证书，单位法人代表身份证(护照)或其他证明身份的合法有效证件的复印件，银行帐号报告表，税种登记表、代扣(收)代缴税款报告表等。

　　(五)行政管理单位征管档案必备基本资料：涉税资料、银行账号报告表、扣缴义务人登记资料和代扣(收)代缴税款报告表等。